효율적 업무환경 위한 스마트워크 구축과이를 지원하는 사내 커뮤니케이션 중요
일과 생활은 이분법적으로 선을 그어 따로 떼어놓고 생각할 수 없는 관계이다. 보통 하루 7~8시간 정도 수면을 한다고 가정했을 때, 남은 시간의 반 이상을 사무실에서 보내는 직장인들에게 업무, 시스템, 인간관계 등 근무환경이 삶 전체에 미치는 영향은 클 수 밖에 없다.
새벽 별을 보며 출근해 야근까지 불사하는 '농업적 근면성'으로 대표되던 산업화 시대에서 창의에 기반을 둔 업무가 증가하면서 창조적 기업문화에 대한 관심이 높아지고 있다. 무조건 오랜 시간 책상에 앉아 일하는 것 보다 얼마만큼 창조적이고 효율적이고 일하는 지, 업무 외의 시간을 활용해 일과 삶의 균형을 맞추는 지를 중요하게 여기는 추세다.
최근 기업 및 기관에서는 구성원들의 효율적인 업무환경을 위해 스마트워크 구축하고자 노력하고 있으며, 이를 지원하기 위한 제품 및 서비스가 계속 나오고 있다.
지난 해 말 포스코그룹은 직원 개개인 별 맞춤형 포털 제공, 문서통합관리 설치 등 스마트워크플레이스(SWP)를 도입한 바 있다. 그 결과 의사결정 시간은 평균 60% 줄었고 대면보고 및 회의도 줄어 출장비 등 부대비용을 30% 절감했으며, 문서 출력량 또한 77% 감소한 것으로 나타났다. 특히 월평균 1만4,000 건의 지식과 아이디어가 공유되는 등 직원들이 단순 반복 업무에서 벗어나 창의적 일에 집중할 수 있게 됐다는 점이 눈여겨볼만한 성과다.
시간과 장소의 제약 없이 효율적으로 문서 업무를 수행할 수 있도록 지원해주는 워킹 폴더는 B2B 시장을 타깃으로 나온 제품으로 기업의 정보 공유를 지원하는 만큼 공인 IP 주소별 접근 제한 설정, 통신 암호화 등으로 보안 기능을 강화하였다.
스마트 워크를 지원할 수 있는 시스템 구축뿐 아니라 사내 커뮤니케이션 역시 업무 환경을 결정 짓는 주요 요소에 속한다. 미래에 대한 불확실성 속 불안감과 함께 증가하는 업무 스트레스를 완화시켜주는 등 의욕과 활력을 불어넣는 커뮤니케이션, 특히 개인의 성과, 회사의 목표 등 구성원들과 끊임없이 소통을 하는 것 또한 직장인들이 하루의 1/3 이상을 보내는 사무실 환경을 개선하는 방법 중 하나다.
일례로 구글은 '수평적 커뮤니케이션'을 지향, 금요일 오후마다 최고경영진 중 한 명이 반드시 참여하는 전체회의 'TGIF'를 연다. 직원 개개인과의 소통에 핵심이 되는 이 제도는 '도리(Dory)'라는 사전 질문 시스템을 통해 모든 직원들로부터 질문을 수집하고, 이에 대한 결과를 투명하게 또 아낌없이 공개하는 등 직원들의 의견을 청취, 수렴하고 문제점이 있을 경우 즉시 처리한다.
최근 한국능률협회컨설팅이 발표한 '2013년 한국에서 가장 일하기 좋은 기업' 조사 결과 '행복 수준'이 높은 기업의 구성원이 '직무 몰입도' 역시 높은 것으로 나타났다.
직원들이 스마트하게 일할 수 있는 환경을 조성하고 직원들과의 적극적인 소통으로 정서적인 공감대를 형성한다면 행복한 직장인들로 사무실은 활력이 넘칠 것이며 이는 곧 기업의 성과와도 직결되어 국내외 장기화 되는 저성장 기조 속 지속가능경영의 길로 갈 수 있을 것이다.
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